Une entreprise, quel que soit son secteur d’activité, doit obligatoirement remplir des tâches administratives pour assurer sa légitimité et sa pérennité.
Pour les Petites et Moyennes Entreprises (PME), ces tâches se multiplient au fur et à mesure leur développement. Elles finissent par peser très lourd sur le quotidien du service RH.
Néanmoins, avec le développement du numérique de nos jours, il est tout à fait possible de rendre plus aisée l’exécution des tâches administratives. Un logiciel RH est l’outil par excellence qu’il faut avoir à cet effet. Cependant, avec la multiplicité de ce type de logiciel sur le marché, il est nécessaire de prendre des précautions lors de son choix.
Voici cinq conseils pour réussir le choix d’un logiciel RH qui répond à ses besoins.
Dressez une liste des fonctionnalités et leur priorité selon vos besoins
Avant de vous engager dans le processus pour choisir un logiciel RH, il est crucial de mener une analyse approfondie des besoins spécifiques de son entreprise. La première étape consiste en effet à identifier les processus RH existants au sein de son entreprise.
Ils peuvent entre autres inclure la gestion des congés et des absences, le suivi des heures de travail, la gestion des fiches de paie, l’évaluation des employés, les plans de renforcement de capacités et autres. Vous pourrez avoir plus d’informations sur le SIRH dans cette tâche afin de relever de façon exhaustive tous les processus RH en place ou à mettre en place dans votre entreprise.
Une fois que cette liste complète est réalisée, il faut prendre le temps de faire une hiérarchisation en fonction de leur importance et de leur pertinence dans l’entreprise. Cela vous aidera à déterminer les fonctionnalités essentielles qui doivent absolument figurer dans le logiciel RH à choisir.
Pour efficacement prioriser ces fonctionnalités, vous pourrez prendre en compte plusieurs critères tels que l’impact sur la productivité, la conformité aux réglementations en vigueur, les besoins spécifiques de votre secteur d’activité, ainsi que les défis particuliers auxquels votre entreprise est confrontée.
Avec cette approche, vous pourrez vous concentrer sur les fonctionnalités les plus importantes à considérer pour choisir un logiciel RH.
Prenez le temps d’établir un cahier des charges
Après la liste des fonctions indispensables dont vous avez besoin, il est aussi important d’établir un cahier de charges détaillé avant de choisir un logiciel RH. Ce document servira de référence tout au long du processus de sélection du logiciel et garantira que vos besoins sont clairement définis et compris par tous les acteurs impliqués.
En réalité, l’établissement d’un cahier de charges complet commence par la description précise des fonctionnalités requises en s’appuyant sur la liste précédemment établie. Chaque fonctionnalité doit être décrite en détail, en spécifiant les exigences et les cas d’utilisation associée.
En outre, le cahier de charges doit inclure des critères de sélection clairs pour évaluer les différents logiciels RH disponibles sur le marché. Ces critères peuvent comprendre des éléments tels que :
- La facilité d’utilisation ;
- La personnalisation du logiciel ;
- La réputation du fournisseur, etc.
Il est également important d’inclure dans le cahier des charges des informations sur les contraintes budgétaires et les délais de mise en œuvre prévus. Cela permettra de s’assurer que les solutions envisagées sont financièrement viables et qu’elles peuvent être mises en place dans les délais impartis.
Par ailleurs, l’implication de toutes les parties prenantes de l’entreprise dans l’élaboration du cahier des charges permet de s’assurer que toutes les perspectives sont prises en compte et que les besoins de chacun sont pris en considération. Cela favorise aussi l’adhésion et l’engagement des utilisateurs finaux du logiciel, ce qui est essentiel pour le succès de sa mise en œuvre.
Optez pour un logiciel modulaire et évolutif
Un logiciel modulaire vous permet d’intégrer uniquement les fonctionnalités dont vous avez besoin à un moment donné. Plutôt que d’investir dans un système monolithique comprenant toutes les fonctionnalités disponibles, vous avez la possibilité de personnaliser votre solution en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Cela garantit un investissement pertinent pour votre activité et vous évite ainsi les coûts inutiles.
En outre, un logiciel évolutif est conçu pour s’adapter aux changements et à la croissance d’une entreprise. Avec une PME en extension, les besoins en matière de gestion de ressources humaines évolueront également. Un logiciel évolutif vous donne la possibilité d’ajouter de nouvelles fonctionnalités, de modifier des processus existants et de faire face à des exigences réglementaires changeantes.
Cette capacité à évoluer avec votre entreprise vous offre une tranquillité d’esprit à long terme en vous assurant que l’investissement dans un logiciel RH soit durable.
En optant pour un logiciel modulaire et évolutif, vous pouvez aussi réduire les risques associés à la mise en œuvre de nouvelles technologies. Plutôt que de tout mettre en œuvre en une seule fois, vous pouvez adopter une approche progressive en commençant par les fonctionnalités les plus cruciales et en ajoutant des modules supplémentaires au fur et à mesure de vos besoins et de votre potentialité à absorber le changement.
Vérifiez la compatibilité avec vos outils existants
Avec le développement numérique de nos jours, presque tous les process dans une entreprise sont informatisés. Ainsi, pour choisir un logiciel RH, il est primordial de vérifier sa compatibilité avec les outils et les systèmes que vous utilisez déjà au sein de votre entreprise.
Vous devez donc lister tous les outils et systèmes que votre entreprise utilise déjà pour la gestion des ressources humaines et les opérations connexes. Une fois que vous avez dressé cette liste, il est important de vérifier si le nouveau logiciel RH que vous envisagez est compatible avec ces outils et systèmes.
De plus, pensez à vérifier les spécifications techniques du logiciel ainsi que les options d’intégration disponibles. Idéalement, le logiciel devrait offrir des fonctionnalités d’intégration robustes et une compatibilité avec les principaux systèmes utilisés dans votre entreprise.
En outre, il est recommandé de consulter le fournisseur du logiciel pour obtenir des informations spécifiques sur la compatibilité avec vos outils existants. Ils pourront vous fournir des conseils et des recommandations sur la meilleure façon d’intégrer le nouveau logiciel dans votre infrastructure informatique ainsi que sur les éventuelles étapes supplémentaires à suivre pour assurer une intégration réussie.
En optant pour un logiciel RH compatible avec vos outils existants, vous pouvez éviter les coûts et les efforts liés à la migration vers de nouveaux systèmes tout en garantissant une transition en douceur vers le nouveau logiciel. Cela vous permettra de maximiser l’efficacité de votre système de gestion des ressources humaines et d’optimiser les processus internes de votre entreprise.
N’hésitez pas à demander des démonstrations
Après toutes ces étapes, il est recommandé de demander des démonstrations personnalisées qui mettent en avant les fonctionnalités les plus pertinentes pour votre entreprise avant de finaliser le choix de votre logiciel RH.
Pendant la démonstration, n’hésitez pas à poser des questions spécifiques sur les fonctionnalités du logiciel, son fonctionnement et sa capacité à répondre à vos besoins spécifiques. Aussi, assurez-vous de tester les fonctionnalités clés qui vous intéressent le plus et de vérifier leur convivialité et leur adaptabilité à votre flux de travail existant.
En outre, profitez de l’occasion pour évaluer la réactivité et la qualité du support client offert par le fournisseur. C’est l’occasion ultime pour valider ou non votre choix.
En suivant ces cinq conseils, vous serez en mesure de trouver un logiciel qui répond parfaitement à vos besoins spécifiques en matière de gestion des ressources humaines. Vous gagnerez ainsi du temps et optimiserez vos processus internes.