L'organisation d'un événement communautaire au profit de votre entreprise est un excellent moyen de promouvoir votre activité, d'attirer de nouveaux prospects et de fidéliser vos clients. Pour garantir sa réussite, il vous faut suivre quelques règles de base.
Anticiper la programmation bien avant le jour J
La première règle d'or pour assurer le succès d'un événement communautaire est de commencer son organisation aussitôt que possible. Le temps qu'il faut dépende généralement de l'ampleur de l'événementiel en question. Si vous comptez organiser un évènement d'une grande ampleur, il convient mieux de le préparer au moins quatre mois avant la date prévue. Par contre, s'il est plus modeste, vous pouvez procéder à la préparation un mois avant le jour J.
Un événementiel communautaire implique en effet l'utilisation de plusieurs ressources variables. De la première annonce à la réception des invités ou des visiteurs, en passant par la publicité, tout doit être bien planifié afin d'éviter les mauvaises surprises. Il vous faut penser à l'impression bache, à la création de publicité sur les réseaux sociaux et autres supports de communication qui permettent de faire connaître votre événement.
Bien choisir l'endroit et la date de l'évènement
Le choix de l'endroit et de la date est essentiel puisque cela influence la réussite d'un événement. L'idéal est de privilégier une date durant laquelle les personnes cibles ou les invités seront disponibles. Quant à la recherche du lieu, vous devez tenir compte de plusieurs critères comme le nombre de participants, l'accessibilité, etc.
Privilégiez un endroit accessible depuis les différents axes des autoroutes pour que chaque invité puisse s'y rendre sans le moindre problème. Lorsque vous procédez à la creation flyers ou de brochures, n'oubliez pas de mentionner clairement le lieu et la date de votre événementiel communautaire.
Estimer correctement votre budget
Le budget délimite les différents éléments de votre organisation. Pour cette raison, il est crucial de valider, ne serait-ce qu'une partie, des coûts prévisionnels avant de passer aux préparatifs. Parmi les facteurs importants qui doivent être inclus dans le budget, figure par exemple le tarif de location de la salle. Il en est de même pour le budget pour la restauration mettant en détail les dépenses relatives à l'alimentation.
Il vous faut également prévoir un budget à part pour la décoration et pour l'animation de votre événementiel communautaire. Puis, n'oubliez pas d'inclure les frais de déplacement et les frais d'hébergement. Les coûts liés au marketing publicitaire sont aussi des éléments que vous devriez noter et fixer en amont. Pour finir, veillez toujours à prévoir une marge de 20 % supplémentaire pour les petits détails imprévus.
