L'organisation d'un événement commu­nau­taire au profit de votre entre­prise est un excellent moyen de promouvoir votre activité, d'attirer de nouveaux prospects et de fidéliser vos clients. Pour garantir sa réussite, il vous faut suivre quelques règles de base.

Anticiper la programmation bien avant le jour J

La première règle d'or pour assurer le succès d'un événement commu­nau­taire est de commencer son organi­sation aussitôt que possible. Le temps qu'il faut dépende généra­lement de l'ampleur de l'événementiel en question. Si vous comptez organiser un évènement d'une grande ampleur, il convient mieux de le préparer au moins quatre mois avant la date prévue. Par contre, s'il est plus modeste, vous pouvez procéder à la prépa­ration un mois avant le jour J.

Un événe­mentiel commu­nau­taire implique en effet l'utilisation de plusieurs ressources variables. De la première annonce à la réception des invités ou des visiteurs, en passant par la publicité, tout doit être bien planifié afin d'éviter les mauvaises surprises. Il vous faut penser à l'impression bache, à la création de publicité sur les réseaux sociaux et autres supports de commu­ni­cation qui permettent de faire connaître votre événement.

Bien choisir l'endroit et la date de l'évènement

Le choix de l'endroit et de la date est essentiel puisque cela influence la réussite d'un événement. L'idéal est de privi­légier une date durant laquelle les personnes cibles ou les invités seront dispo­nibles. Quant à la recherche du lieu, vous devez tenir compte de plusieurs critères comme le nombre de parti­ci­pants, l'accessibilité, etc.

Privilégiez un endroit acces­sible depuis les diffé­rents axes des autoroutes pour que chaque invité puisse s'y rendre sans le moindre problème. Lorsque vous procédez à la creation flyers ou de brochures, n'oubliez pas de mentionner clairement le lieu et la date de votre événe­mentiel communautaire.

Estimer correctement votre budget

Le budget délimite les diffé­rents éléments de votre organi­sation. Pour cette raison, il est crucial de valider, ne serait-​ce qu'une partie, des coûts prévi­sionnels avant de passer aux prépa­ratifs. Parmi les facteurs impor­tants qui doivent être inclus dans le budget, figure par exemple le tarif de location de la salle. Il en est de même pour le budget pour la restau­ration mettant en détail les dépenses relatives à l'alimentation.

Il vous faut également prévoir un budget à part pour la décoration et pour l'animation de votre événe­mentiel commu­nau­taire. Puis, n'oubliez pas d'inclure les frais de dépla­cement et les frais d'hébergement. Les coûts liés au marketing publi­ci­taire sont aussi des éléments que vous devriez noter et fixer en amont. Pour finir, veillez toujours à prévoir une marge de 20 % supplé­men­taire pour les petits détails imprévus.

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