L'état civil est un système essentiel dans chaque pays, permettant de recueillir, de traiter et d'archiver les infor­ma­tions relatives aux naissances, décès, mariages, recon­nais­sances, ainsi que d'autres mentions importantes. 

En juin 2017, la Côte d'Ivoire a adopté la stratégie nationale de l'état civil et de l'identification (SNECI) pour moder­niser son système d'état civil. L'un des principaux objectifs de cette stratégie est la numéri­sation des registres d'état civil et la mise en place d'un Registre National des Personnes Physiques (RNPP). Dans le cadre de cette initiative, une solution infor­ma­tique de gestion du système d'état civil est prévue, en colla­bo­ration avec l'Office national de l'état civil et de l'identification (ONECI) et SEMLEX, le parte­naire technique. Cette moder­ni­sation vise à améliorer la collecte, le traitement et l'archivage des données relatives à l'état civil, en utilisant des méthodes d'enregistrement adaptées aux dispo­si­tions légales de la Côte d'Ivoire.

La Côte d'Ivoire a entrepris une trans­for­mation majeure de son système d'état civil grâce à la numéri­sation et à l'informatisation des registres. Cette évolution a été rendue possible grâce à un contrat de parte­nariat public-​privé signé entre l'État ivoirien (repré­senté par l'ONECI) et la société experte en biométrie et documents sécurisés SEMLEX, ainsi que le soutien financier et insti­tu­tionnel de l'État à travers le ministère de l’Intérieur et de la Sécurité, avec la parti­ci­pation de l’Unicef et de l’Union européenne. Les travaux ont débuté en août 2020, après une phase de spéci­fi­cation et de conception impli­quant des ateliers communs entre l'ONECI, SEMLEX (avec son parte­naire de solution Etat Civil : Digitech) et les parte­naires institutionnels.

Le système infor­ma­tique de gestion des faits d'état civil gère le traitement des naissances, des décès, des recon­nais­sances, des jugements supplétifs et d'autres décisions de justice, ainsi que toutes les mentions margi­nales, comme le divorce. Le système central d'état civil a été installé et configuré au sein de l'infrastructure du Registre National des Personnes Physiques de SEMLEX. Le système central d'état civil a été intégré au système central biomé­trique gérant l'identité numérique des citoyens. Les deux systèmes commu­niquent via une interface respectant le standard OSIA. En effet, les deux systèmes sont liés par une inter­action forte :

• Lorsque le système d'état civil valide un nouvel acte de naissance, il demandera d'abord au système un nouveau NNI qui suivra le nouveau-​né tout au long de sa vie, et qui sera inscrit sur les extraits et les copies d'acte de naissance. De plus, il notifiera le système d'identité de la nouvelle naissance, et le système d'identité créera un enregis­trement dans la base de données de l'identité de la personne pour le nouveau-​né, en utilisant les données alpha­nu­mé­riques commu­ni­quées par l'état civil. Cet enregis­trement sera mis à jour avec les données biomé­triques de l'individu lorsqu'il s'enrôlera pour obtenir sa carte nationale d'identité.

• Lorsque le système d'état civil valide un nouvel acte de décès, il notifiera le système d'identité du décès, et le système d'identité mettra à jour l'enregistrement de la personne concernée avec sa date de décès.

• Lorsque le système d'état civil valide un nouvel acte de mariage, il notifiera le système d'identité du mariage, et le système d'identité mettra à jour le statut marital des deux personnes concernées, ainsi que le nouveau nom de l'épouse.

On voit donc que c'est le système d'état civil qui va mettre à jour et faire vivre le système d'identité, en dehors bien sûr des enrôle­ments et des renou­vel­le­ments de CNI.

La mise en œuvre de ce projet s'est déroulée en plusieurs phases. Une phase pré-​pilote a été organisée dans cinq communes d'Abidjan (Cocody, Marcory, Koumassi, Plateau, Yopougon) et dans 10 struc­tures sanitaires de ces communes. Les décla­ra­tions de naissances et de décès sont saisies par les agents de santé sur des smart­phones dédiés, puis envoyées par SMS ou DATA au système central d'état civil. Les agents d'état civil vérifient ces décla­ra­tions à l'aide d'une appli­cation web légère sur leur poste de travail, connectée de manière sécurisée au système central d'état civil. Ils complètent les infor­ma­tions si néces­saire et établissent les actes d'état civil correspondants.

Les obser­va­tions et les retours des agents d'état civil et des agents de santé lors de cette phase ont été pris en compte pour apporter des correc­tions et des amélio­ra­tions aux appli­ca­tions. Une vérifi­cation appli­cative de bon fonction­nement a été réalisée pour valider la première phase d'implémentation du projet pour le traitement des naissances et des décès. En novembre 2021, le procès-​verbal de cette vérifi­cation a été signé conjoin­tement par le Directeur général de l'ONECI et de SEMLEX.

À la suite de cette validation, une phase pilote d'initialisation a été lancée dans 17 centres d'état civil et 72 struc­tures sanitaires associées, réparties dans 8 régions de la Côte d'Ivoire. Cette phase a permis de tester en condi­tions réelles le fonction­nement du système infor­matisé de gestion des faits d'état civil, de détecter les problèmes opéra­tionnels et de les corriger.

À ce jour, le système infor­matisé de l'état civil, dénommé CITYWEB, intègre le traitement des autres actes d'état civil tels que le mariage et la recon­nais­sance, ainsi que la gestion de toutes les mentions sur les actes de naissance, de décès, de mariage et de recon­nais­sance. Ces dévelop­pe­ments ont été validés lors d'une deuxième vérifi­cation appli­cative de bon fonction­nement en août 2022.

L'ONECI a déployé la version mise à jour de CITYWEB depuis le début de l'année 2023 dans plus de 70 nouveaux centres d'état civil, en plus des 21 centres déjà déployés. De plus, depuis le début de mai 2023, CITYWEB a été déployé dans 21 nouveaux centres d'état civil, et il est prévu qu'il le soit dans 39 autres centres d'état civil et près de 120 centres de santé supplé­men­taires. À partir de septembre 2023, une version dédiée sera également installée dans les 50 consulats de la Côte d'Ivoire pour le traitement des trans­crip­tions d'actes d'état civil à l'étranger, ainsi que dans les 37 juridic­tions de la Côte d'Ivoire pour la gestion de l'expédition des décisions de justice aux centres d'état civil concernés.

En parallèle de la numéri­sation des registres papier, qui a débuté en mars 2023 à la mairie de Grand-​Bassam en tant que projet pilote et qui est en cours d'achèvement, l'indexation des actes numérisés et leur archivage est en cours. De plus, les e-​services mis en œuvre par le parte­naire technique, SEMLEX, permettent la demande en ligne d'extraits et de copies d'acte d'état civil, et ont été finalisés et seront dispo­nibles à la population à l'automne 2023. Ces services en ligne offriront une plus grande acces­si­bilité et une plus grande efficacité dans l'obtention des documents d'état civil.

Tout au long de ce processus de moder­ni­sation, une colla­bo­ration étroite et fructueuse a été établie entre l'ONECI, les repré­sen­tants de la Justice, de la Direction Générale de l'Administration du Territoire (DGAT) et de la Direction Générale des Droits et Libertés (DGDDL), ainsi que les parte­naires finan­ciers et insti­tu­tionnels de l'État à travers le ministère de l’Intérieur et de la Sécurité, l’Unicef et l’Union européenne. Cette coopé­ration a permis la mise en place d'un système infor­ma­tique uniforme, homogène et centralisé pour l'état civil en Côte d'Ivoire.

Il convient de souligner que le dévelop­pement de l'état civil infor­matisé sur l'ensemble du terri­toire ivoirien est une priorité straté­gique pour l'ONECI et l'État ivoirien. Cette initiative vise à garantir que plus aucun « enfant fantôme » ne soit privé d'un acte de naissance et donc d'une existence juridique en Côte d'Ivoire.

La moder­ni­sation du système d'état civil en Côte d'Ivoire, avec la numéri­sation des registres, la mise en place du registre national des personnes physiques et l'utilisation de techno­logies de l'information et de la commu­ni­cation, constitue une avancée signi­fi­cative pour assurer une gestion efficace et sécurisée des infor­ma­tions d'état civil. Cette évolution contribue à renforcer l'identité légale des citoyens, à faciliter l'accès aux services et aux droits, ainsi qu'à promouvoir la protection des droits de l'homme et la bonne gouver­nance en Côte d'Ivoire.

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