L'état civil est un système essentiel dans chaque pays, permettant de recueillir, de traiter et d'archiver les informations relatives aux naissances, décès, mariages, reconnaissances, ainsi que d'autres mentions importantes.
En juin 2017, la Côte d'Ivoire a adopté la stratégie nationale de l'état civil et de l'identification (SNECI) pour moderniser son système d'état civil. L'un des principaux objectifs de cette stratégie est la numérisation des registres d'état civil et la mise en place d'un Registre National des Personnes Physiques (RNPP). Dans le cadre de cette initiative, une solution informatique de gestion du système d'état civil est prévue, en collaboration avec l'Office national de l'état civil et de l'identification (ONECI) et SEMLEX, le partenaire technique. Cette modernisation vise à améliorer la collecte, le traitement et l'archivage des données relatives à l'état civil, en utilisant des méthodes d'enregistrement adaptées aux dispositions légales de la Côte d'Ivoire.
La Côte d'Ivoire a entrepris une transformation majeure de son système d'état civil grâce à la numérisation et à l'informatisation des registres. Cette évolution a été rendue possible grâce à un contrat de partenariat public-privé signé entre l'État ivoirien (représenté par l'ONECI) et la société experte en biométrie et documents sécurisés SEMLEX, ainsi que le soutien financier et institutionnel de l'État à travers le ministère de l’Intérieur et de la Sécurité, avec la participation de l’Unicef et de l’Union européenne. Les travaux ont débuté en août 2020, après une phase de spécification et de conception impliquant des ateliers communs entre l'ONECI, SEMLEX (avec son partenaire de solution Etat Civil : Digitech) et les partenaires institutionnels.
Le système informatique de gestion des faits d'état civil gère le traitement des naissances, des décès, des reconnaissances, des jugements supplétifs et d'autres décisions de justice, ainsi que toutes les mentions marginales, comme le divorce. Le système central d'état civil a été installé et configuré au sein de l'infrastructure du Registre National des Personnes Physiques de SEMLEX. Le système central d'état civil a été intégré au système central biométrique gérant l'identité numérique des citoyens. Les deux systèmes communiquent via une interface respectant le standard OSIA. En effet, les deux systèmes sont liés par une interaction forte :
• Lorsque le système d'état civil valide un nouvel acte de naissance, il demandera d'abord au système un nouveau NNI qui suivra le nouveau-né tout au long de sa vie, et qui sera inscrit sur les extraits et les copies d'acte de naissance. De plus, il notifiera le système d'identité de la nouvelle naissance, et le système d'identité créera un enregistrement dans la base de données de l'identité de la personne pour le nouveau-né, en utilisant les données alphanumériques communiquées par l'état civil. Cet enregistrement sera mis à jour avec les données biométriques de l'individu lorsqu'il s'enrôlera pour obtenir sa carte nationale d'identité.
• Lorsque le système d'état civil valide un nouvel acte de décès, il notifiera le système d'identité du décès, et le système d'identité mettra à jour l'enregistrement de la personne concernée avec sa date de décès.
• Lorsque le système d'état civil valide un nouvel acte de mariage, il notifiera le système d'identité du mariage, et le système d'identité mettra à jour le statut marital des deux personnes concernées, ainsi que le nouveau nom de l'épouse.
On voit donc que c'est le système d'état civil qui va mettre à jour et faire vivre le système d'identité, en dehors bien sûr des enrôlements et des renouvellements de CNI.
La mise en œuvre de ce projet s'est déroulée en plusieurs phases. Une phase pré-pilote a été organisée dans cinq communes d'Abidjan (Cocody, Marcory, Koumassi, Plateau, Yopougon) et dans 10 structures sanitaires de ces communes. Les déclarations de naissances et de décès sont saisies par les agents de santé sur des smartphones dédiés, puis envoyées par SMS ou DATA au système central d'état civil. Les agents d'état civil vérifient ces déclarations à l'aide d'une application web légère sur leur poste de travail, connectée de manière sécurisée au système central d'état civil. Ils complètent les informations si nécessaire et établissent les actes d'état civil correspondants.
Les observations et les retours des agents d'état civil et des agents de santé lors de cette phase ont été pris en compte pour apporter des corrections et des améliorations aux applications. Une vérification applicative de bon fonctionnement a été réalisée pour valider la première phase d'implémentation du projet pour le traitement des naissances et des décès. En novembre 2021, le procès-verbal de cette vérification a été signé conjointement par le Directeur général de l'ONECI et de SEMLEX.
À la suite de cette validation, une phase pilote d'initialisation a été lancée dans 17 centres d'état civil et 72 structures sanitaires associées, réparties dans 8 régions de la Côte d'Ivoire. Cette phase a permis de tester en conditions réelles le fonctionnement du système informatisé de gestion des faits d'état civil, de détecter les problèmes opérationnels et de les corriger.
À ce jour, le système informatisé de l'état civil, dénommé CITYWEB, intègre le traitement des autres actes d'état civil tels que le mariage et la reconnaissance, ainsi que la gestion de toutes les mentions sur les actes de naissance, de décès, de mariage et de reconnaissance. Ces développements ont été validés lors d'une deuxième vérification applicative de bon fonctionnement en août 2022.
L'ONECI a déployé la version mise à jour de CITYWEB depuis le début de l'année 2023 dans plus de 70 nouveaux centres d'état civil, en plus des 21 centres déjà déployés. De plus, depuis le début de mai 2023, CITYWEB a été déployé dans 21 nouveaux centres d'état civil, et il est prévu qu'il le soit dans 39 autres centres d'état civil et près de 120 centres de santé supplémentaires. À partir de septembre 2023, une version dédiée sera également installée dans les 50 consulats de la Côte d'Ivoire pour le traitement des transcriptions d'actes d'état civil à l'étranger, ainsi que dans les 37 juridictions de la Côte d'Ivoire pour la gestion de l'expédition des décisions de justice aux centres d'état civil concernés.
En parallèle de la numérisation des registres papier, qui a débuté en mars 2023 à la mairie de Grand-Bassam en tant que projet pilote et qui est en cours d'achèvement, l'indexation des actes numérisés et leur archivage est en cours. De plus, les e-services mis en œuvre par le partenaire technique, SEMLEX, permettent la demande en ligne d'extraits et de copies d'acte d'état civil, et ont été finalisés et seront disponibles à la population à l'automne 2023. Ces services en ligne offriront une plus grande accessibilité et une plus grande efficacité dans l'obtention des documents d'état civil.
Tout au long de ce processus de modernisation, une collaboration étroite et fructueuse a été établie entre l'ONECI, les représentants de la Justice, de la Direction Générale de l'Administration du Territoire (DGAT) et de la Direction Générale des Droits et Libertés (DGDDL), ainsi que les partenaires financiers et institutionnels de l'État à travers le ministère de l’Intérieur et de la Sécurité, l’Unicef et l’Union européenne. Cette coopération a permis la mise en place d'un système informatique uniforme, homogène et centralisé pour l'état civil en Côte d'Ivoire.
Il convient de souligner que le développement de l'état civil informatisé sur l'ensemble du territoire ivoirien est une priorité stratégique pour l'ONECI et l'État ivoirien. Cette initiative vise à garantir que plus aucun « enfant fantôme » ne soit privé d'un acte de naissance et donc d'une existence juridique en Côte d'Ivoire.
La modernisation du système d'état civil en Côte d'Ivoire, avec la numérisation des registres, la mise en place du registre national des personnes physiques et l'utilisation de technologies de l'information et de la communication, constitue une avancée significative pour assurer une gestion efficace et sécurisée des informations d'état civil. Cette évolution contribue à renforcer l'identité légale des citoyens, à faciliter l'accès aux services et aux droits, ainsi qu'à promouvoir la protection des droits de l'homme et la bonne gouvernance en Côte d'Ivoire.
